Оптимизация бизнес-процессов девелоперской компании
Описание проекта по оптимизации с примерами процессов и последовательностью действий
О компании

Компания входит в состав многопрофильного холдинга, который развивает разные направления бизнеса: девелопмент, аренда, гостиничный, сельское хозяйство и пр.

На рынке уже более 15 лет, развиваться начала с регионов и постепенно перебазировалась в Москву. За это время сформировалась развернутая организационная структура с большим числом профильных и вне профильных предприятий и подразделений.

Задача

Из-за участившихся просадок по срокам реализации строительных проект и, как следствие потери денег, появилась потребность обновить устоявшиеся правила и процедуры, которые предшествуют началу работ: архитектурная проработка, тендерные процедуры и закупка, согласование договоров и сроков и другие проектные задачи.

Перед нами встала задача провести аудит бизнес-процессов, разработать и внедрить план оптимизации, обновить регламентирующую документацию.

Описание процессов «как есть» и «как должно стать» нужно было сделать в Business Studio и, частично, в MS Visio. Регламенты и информационные материалы разработать в корпоративной стилистике компании. Нотации определены: IDEF(на верхнем уровне), BPMN(для ИТ-приложений), упрощённые диаграммы для инструкций и стандартов (для простоты понимания сотрудниками)

Ход проекта

Первым делом определили ключевых сотрудников, от которых требовалось получить информацию по процессам. Причём распределили мы их так, чтобы охватить как можно больше уровней управления: от руководителей департаментов до менеджеров проекта и юристов, которые напрямую взаимодействуют с подрядчиками и решают операционные задачи. Сюда же попали люди из смежных отделов, которые на разных этапах привлекаются к работе — финансовая служба, административный отдел, ИТ-служба.

За время сбора первичной информации провели 32 интервью, проанализировали 763 документа — от стандартов и положений до отдельных приказов и распоряжений. Побывали на объектах, провели несколько рабочих встреч с подрядчиками, расспросили их о сложностях, с которыми они столкнулись по ходу взаимодействия с компанией, о том, чего не хватает для эффективного партнёрства.

Процессы «как есть»

Так мы описали верхний уровень бизнес-процессов.
Затем каждый из верхнеуровневых блоков детализировался. Приводим некоторые фрагменты этих процессов.
Процесс по закупке давальческих материалов (то, из чего будут строить подрядчики)
Наш любимый пример — согласование капитального договора: запутанность процесса и его длина по началу нас смутила (там, куда показывает стрелка, ещё восемь человек на обсуждении и согласовании!) Один такой договор проходит все «круги ада» месяца за 3−4. Это долго и дорого.
И такой проработке, с последующим анализом, подверглись все связанные процессы, как прямые, так и кросс-функциональные —основа для будущей оптимизации.

Процессы «как должно стать»

На базе исходных процессов мы спроектировали оптимизированную структуру. В ней учли требования к количественным параметрам: время цикла, контрольные точки, стоимость отклонений и пр. А также качественные характеристики: конечный результат каждого процесса, ответственность и ключевые участники. Вот несколько фрагментов.

Тендерный процесс с подрядными организациями — две картинка выше.
Оптимизированный процесс закупок.
Так получилась база рабочих процессов, которые впоследствии подвергаются следующим изменениям с течением времени. Это называется репозиторий бизнес-процессов. Его используют для организационного проектирования и управления изменениями.

Регламенты и внедрение

Те процессы, которые требовали переноса в регламентирующую документацию, мы адаптировали для простого пользователя документом. Не каждый способен с ходу прочесть формализованную нотацию, не зная правил и логики построения, в отличии от простых информационных блоков, которые правильно структурированы.

Примеры процессов, переработанные для инструкций и стандартов, выглядели так:

Это пример кросс-функционального процесса, а ниже пример последовательной схемы проведения тендера, который нашёл своё применение в одноимённом стандарте.
Понятно с первого раза и наглядно демонстрирует что и кому делать и в какие сроки. Для подтверждения понимания процессы дополняют текстом и там же количественные вводные, матрица ответственности и всё остальное.

Писать регламенты — времяёмкое занятие. Как и схемы процессов их согласовывают с руководством компании и затем запускать в работу. С этого начинается внедрение оптимизированных процедур.

Не бывает так, чтобы сразу и «в точку», управление изменениями — итерация за итерацией, корректировка за корректировкой. По сути, внедрение самый долгий процесс, так как вполне возможно, что придётся переделывать целые функциональные блоки, если новая модель «не приживается». Такое тоже может быть, большим организациям свойственна инерция.

Для снижения таких рисков среди сотрудников, мы убедили руководство компании подойти с минимальным формализмом к разработке документов и сделать регламенты предельно понятными: простой язык — без канцелярита, — структурированные по принципу ожидание – задача – процесс – результат.

Например, чтобы люди могли быстрее запомнить, что от них требуется в ходе согласования договора мы всем разослали вместе с подробным описанием вот такую инфографику, которая включила в себя ключевые точки процесса.

Результаты проекта

Общее время проекта составило 6,5 месяцев. Два месяца ушло на аудит бизнес-процессов и их перепроектирование. Месяц с небольшим на разработку документов и их согласование (в этом весь крупный бизнес). Остальное время — мониторинг, корректировки и повторное внедрение.

Проект завершился с промежуточными итогами:


  1. Время согласования договоров сократилось с 3 месяцев до 2 недель.
  2. Иерархия принятия решения лишилась двух управленческих уровней (их не убрали, а перенаправили в другую функциональную область или распараллелили).
  3. Компания уменьшала сроки реализации типовых проектов на 23%, что выразилось в экономии порядка 35 млн ₽ за год.

Если вам интересно более подробно узнать о том, как проходят подобные проекты, свяжитесь с нами по телефону +7 926 164 3663
Made on
Tilda